Konferencja to wydarzenie ważne i doniosłe dla każdej firmy. Organizując takie wydarzenie należy zatem odpowiednio przygotować się do działania i przygotować plan, który pozwoli nam sprawnie i skutecznie przeprowadzić poszczególne kwestie.
W pierwszej kolejności przygotować trzeba będzie program konferencji, a także określić jej charakter. Niezbędne jest ustalenie budżetu, jakim dysponujemy na omawiany cel - od tego bowiem wiele zależy.
Przygotować należy zaproszenia dla uczestników spotkania, a także ulotki i foldery, które przybliżą zaproszonym osobom plan spotkania i tematykę konferencji. Istotne będzie miejsce, w którym odbędzie się spotkanie. Każdy uczestnik powinien mieć zapewnione wygodne i komfortowe miejsce, pozwalające na sporządzanie notatek czy też pracę na komputerze. Konferencje organizuje się tylko i wyłącznie w salonach przygotowanych do tego typu spotkań. Nie może zabraknąć w nich specjalistycznego sprzętu - jak chociażby projektora multimedialnego.Jeśli konferencja organizowana będzie w okresie letnim - sala, w której odbędzie się konferencja wyposażona musi być w klimatyzację. W przeciwnym razie uczestnicy wydarzenia mogą czuć się zdecydowanie niekomfortowo.
